Punya banyak pekerjaan bukan selalu berarti seseorang kurang produktif. Masalahnya, ketika semua tugas terasa penting, kita justru bisa bingung harus mulai dari mana.
Akhirnya, pekerjaan yang mudah dikerjakan diselesaikan lebih dulu, sementara tugas yang sebenarnya punya dampak lebih besar terus tertunda. Hari terasa sibuk, tetapi hasilnya belum tentu sebanding dengan waktu yang sudah digunakan.
Lalu, bagaimana cara menentukan prioritas pekerjaan agar lebih produktif?
Sederhananya, jangan hanya melihat mana pekerjaan yang paling cepat selesai, tetapi tentukan mana yang paling penting, paling mendesak, dan paling berdampak. Salah satu cara yang bisa digunakan adalah membedakan tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.
Mengapa Menentukan Prioritas Pekerjaan Itu Penting?
Ketika daftar pekerjaan terlalu panjang, semuanya mudah terlihat seperti sesuatu yang harus segera diselesaikan.
Padahal, setiap tugas memiliki nilai dan tingkat urgensi yang berbeda.
Atlassian menjelaskan bahwa tanpa strategi prioritas, orang cenderung memilih pekerjaan yang lebih mudah diselesaikan terlebih dahulu. Hal ini memang memberikan rasa bahwa ada pekerjaan yang berhasil diselesaikan, tetapi belum tentu membuat pekerjaan yang paling berdampak bergerak maju.
Karena itu, produktif bukan berarti menyelesaikan sebanyak mungkin tugas.
Produktivitas lebih dekat dengan kemampuan menggunakan waktu dan energi untuk menyelesaikan pekerjaan yang memang paling penting.
1. Kumpulkan Semua Pekerjaan Terlebih Dahulu
Sebelum menentukan mana yang harus dikerjakan, keluarkan semua tugas dari kepala dan masukkan ke dalam satu daftar.
Tulis pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini, minggu ini, maupun pekerjaan yang masih dalam proses.
Misalnya:
menyelesaikan laporan;
membalas email;
mengikuti rapat;
memperbaiki data;
membuat presentasi;
memeriksa dokumen;
merencanakan pekerjaan minggu depan.
Langkah ini terlihat sederhana, tetapi membantu memberikan gambaran mengenai beban pekerjaan secara keseluruhan.
Setelah semuanya terlihat, barulah lebih mudah menentukan mana yang benar-benar membutuhkan perhatian.
2. Bedakan antara Penting dan Mendesak
Ini adalah bagian yang sering membingungkan.
Penting berarti pekerjaan tersebut memiliki pengaruh besar terhadap tujuan atau hasil yang ingin dicapai.
Sementara mendesak berarti pekerjaan tersebut membutuhkan perhatian dalam waktu dekat.
Keduanya tidak selalu sama.
Misalnya, laporan yang harus dikirim dua jam lagi mungkin penting sekaligus mendesak. Sementara merencanakan proyek bulan depan mungkin sangat penting, tetapi belum mendesak.
Perbedaan ini menjadi dasar dari Eisenhower Matrix, metode yang mengelompokkan pekerjaan berdasarkan dua pertanyaan: apakah tugas tersebut penting dan apakah tugas tersebut mendesak. Asana menjelaskan bahwa metode ini membagi tugas ke dalam empat kelompok tindakan: dikerjakan, dijadwalkan, didelegasikan, atau dihapus.
3. Gunakan Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix membagi pekerjaan menjadi empat bagian.
Mendesak dan Penting — Kerjakan
Ini adalah pekerjaan yang membutuhkan perhatian paling besar.
Contohnya laporan yang harus selesai hari ini, masalah sistem yang menghambat pekerjaan, atau tugas dengan tenggat waktu yang sangat dekat.
Pekerjaan dalam kelompok ini sebaiknya menjadi prioritas utama.
Penting tetapi Tidak Mendesak — Jadwalkan
Kelompok ini sering menjadi korban pekerjaan mendadak.
Contohnya merencanakan proyek, meningkatkan keterampilan, membuat dokumentasi, atau mengembangkan sistem kerja yang lebih baik.
Tidak ada keadaan darurat yang memaksa pekerjaan tersebut selesai hari ini. Namun, jika terus ditunda, dampaknya bisa muncul kemudian.
Karena itu, tugas seperti ini sebaiknya diberi waktu khusus dalam kalender.
Mendesak tetapi Tidak Penting — Delegasikan jika Memungkinkan
Ada pekerjaan yang membutuhkan respons cepat tetapi sebenarnya tidak harus dikerjakan sendiri.
Contohnya permintaan administratif sederhana atau pekerjaan rutin yang dapat dilakukan anggota tim lain.
Jika memungkinkan, pekerjaan tersebut dapat didelegasikan.
Jika tidak bisa didelegasikan, tetap kerjakan setelah tugas yang lebih penting mendapatkan perhatian.
Tidak Mendesak dan Tidak Penting — Kurangi atau Hapus
Tidak semua pekerjaan harus masuk ke daftar tugas.
Jika sebuah aktivitas tidak memiliki dampak berarti dan juga tidak memiliki urgensi, pertimbangkan apakah aktivitas tersebut memang perlu dilakukan.
Atlassian juga menggunakan empat kategori tersebut untuk membantu memisahkan pekerjaan yang harus dikerjakan segera dari pekerjaan yang bisa dijadwalkan, didelegasikan, atau dikeluarkan dari daftar.
4. Jangan Menganggap Semua Tugas sebagai Prioritas Utama
Jika semuanya diberi label "prioritas tinggi", sebenarnya tidak ada yang benar-benar menjadi prioritas.
Bayangkan Anda memiliki sepuluh pekerjaan dan semuanya dianggap harus selesai sekarang. Pada akhirnya, perhatian akan terpecah ke banyak arah.
Lebih baik pilih beberapa pekerjaan yang benar-benar memiliki dampak terbesar.
Untuk pekerjaan harian, daftar yang lebih pendek juga dapat membuat target terasa lebih realistis. Atlassian, misalnya, menyarankan agar daftar tugas harian tidak dibuat terlalu panjang dan fokus diarahkan pada pekerjaan yang benar-benar ingin mendapatkan kemajuan pada hari tersebut.
5. Pertimbangkan Dampak, Bukan Hanya Tenggat Waktu
Deadline memang penting, tetapi bukan satu-satunya ukuran.
Coba tanyakan:
“Apa yang terjadi jika pekerjaan ini selesai?”
Kemudian bandingkan dengan:
“Apa yang terjadi jika pekerjaan ini tidak selesai hari ini?”
Tugas yang memberikan dampak besar terhadap proyek, pelanggan, pendapatan, target tim, atau pekerjaan berikutnya biasanya layak mendapatkan perhatian lebih tinggi.
Dengan cara ini, prioritas tidak hanya ditentukan berdasarkan siapa yang paling cepat meminta atau siapa yang paling sering mengingatkan.
6. Pecah Pekerjaan Besar Menjadi Langkah Kecil
Tugas besar sering terlihat lebih berat daripada sebenarnya karena belum jelas harus dimulai dari mana.
Misalnya, "membuat laporan bulanan" terdengar seperti satu pekerjaan besar.
Padahal, tugas tersebut dapat dipecah menjadi:
mengumpulkan data;
memeriksa data;
membuat analisis;
menyusun laporan;
melakukan pemeriksaan akhir;
mengirim laporan.
Setelah dipecah, lebih mudah menentukan langkah mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Cara ini juga membuat kemajuan pekerjaan lebih mudah terlihat.
7. Sesuaikan Pekerjaan dengan Waktu dan Energi
Tidak semua waktu dalam sehari memiliki tingkat konsentrasi yang sama.
Jika ada pekerjaan yang membutuhkan analisis, konsentrasi tinggi, atau kreativitas, pekerjaan tersebut bisa ditempatkan pada waktu ketika energi dan fokus sedang lebih baik.
Sementara pekerjaan rutin seperti membalas email atau memeriksa dokumen bisa dilakukan pada waktu ketika konsentrasi tidak terlalu tinggi.
Atlassian juga menyarankan memperhatikan waktu ketika seseorang merasa paling fokus sehingga pekerjaan yang kompleks atau membutuhkan kreativitas dapat ditempatkan pada periode tersebut.
Jadi, menentukan prioritas bukan hanya tentang apa yang dikerjakan, tetapi juga kapan pekerjaan tersebut paling tepat dilakukan.
8. Berani Menunda Pekerjaan yang Memang Bisa Ditunda
Menunda tidak selalu berarti buruk.
Yang perlu dihindari adalah menunda pekerjaan penting tanpa alasan yang jelas.
Sebaliknya, menempatkan tugas yang memang belum mendesak ke jadwal berikutnya merupakan bagian dari pengelolaan prioritas.
Misalnya, Anda sedang menyelesaikan laporan yang harus dikirim sore ini. Kemudian muncul permintaan untuk memperbarui dokumen yang sebenarnya baru dibutuhkan minggu depan.
Dokumen tersebut tetap penting, tetapi belum tentu harus mengalahkan pekerjaan yang memiliki tenggat hari ini.
9. Belajar Mengatakan Tidak pada Prioritas Baru
Salah satu penyebab daftar pekerjaan terus bertambah adalah terlalu cepat mengatakan "ya".
Ketika seseorang menerima tugas baru, sebenarnya ia sedang menambahkan sesuatu ke dalam daftar prioritas yang sudah ada.
Atlassian menyarankan agar seseorang tidak langsung berkomitmen pada setiap permintaan baru. Memberikan waktu untuk menilai tugas tersebut dapat membantu menentukan apakah pekerjaan itu benar-benar perlu dilakukan sekarang atau dapat dijadwalkan kemudian.
Bukan berarti semua permintaan harus ditolak.
Yang penting adalah memahami konsekuensinya terhadap pekerjaan yang sudah lebih dulu menjadi prioritas.
10. Evaluasi Prioritas Setiap Hari
Prioritas tidak selalu tetap.
Pekerjaan yang pagi tadi dianggap tidak mendesak bisa berubah menjadi penting ketika muncul informasi baru.
Karena itu, luangkan beberapa menit di awal atau akhir hari untuk melihat kembali daftar pekerjaan.
Tanyakan:
Apa yang sudah selesai?
Apa yang masih tertunda?
Apakah ada pekerjaan baru yang lebih mendesak?
Apakah ada tugas yang sebenarnya tidak perlu dilakukan?
Apa satu pekerjaan paling penting yang harus diselesaikan berikutnya?
Evaluasi sederhana seperti ini membuat daftar tugas tidak menjadi sekadar daftar panjang yang terus bertambah.
Contoh Menentukan Prioritas Pekerjaan
Misalnya dalam satu hari Anda memiliki lima pekerjaan:
Memperbaiki laporan yang harus dikirim sore ini.
Membalas beberapa email rutin.
Merencanakan proyek bulan depan.
Mengikuti rapat penting dengan klien.
Merapikan folder dokumen lama.
Jika menggunakan prinsip urgensi dan kepentingan, pekerjaan pertama dan rapat dengan klien kemungkinan berada di kelompok prioritas tinggi.
Perencanaan proyek bulan depan tetap penting, tetapi dapat dijadwalkan pada waktu tertentu.
Email rutin dapat dikerjakan setelah pekerjaan utama selesai, sementara merapikan folder lama bisa dilakukan ketika ada waktu luang.
Dengan begitu, Anda tidak perlu terus berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain hanya karena semuanya terlihat harus dilakukan.
Produktif Bukan Berarti Selalu Sibuk
Ada perbedaan antara sibuk dan produktif.
Orang yang sibuk mungkin berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya sepanjang hari. Namun, jika pekerjaan yang paling penting terus tertunda, banyaknya aktivitas tersebut belum tentu menghasilkan kemajuan yang berarti.
Menentukan prioritas membantu mengubah pola tersebut.
Alih-alih bertanya “Apa yang bisa saya kerjakan sekarang?”, pertanyaan yang lebih berguna adalah:
“Pekerjaan mana yang paling layak mendapatkan waktu dan perhatian saya sekarang?”
Perubahan kecil dalam cara berpikir ini dapat membuat daftar pekerjaan terasa lebih terkendali.
Kesimpulan
Cara menentukan prioritas pekerjaan agar lebih produktif dimulai dengan memahami bahwa tidak semua tugas memiliki tingkat kepentingan dan urgensi yang sama.
Kumpulkan semua pekerjaan, bedakan mana yang penting dan mendesak, kemudian gunakan metode seperti Eisenhower Matrix untuk menentukan apakah tugas perlu dikerjakan, dijadwalkan, didelegasikan, atau dikurangi.
Selain itu, pertimbangkan dampak pekerjaan, pecah tugas besar menjadi langkah kecil, sesuaikan pekerjaan dengan tingkat energi, dan evaluasi prioritas secara berkala.
Tujuan akhirnya bukan menyelesaikan semua pekerjaan dalam satu hari.
Tujuannya adalah memastikan waktu dan tenaga digunakan terlebih dahulu untuk pekerjaan yang memang paling berarti.
Baca Juga : 👉 Bagaimana Membagi Waktu antara Pekerjaan dan Kehidupan Pribadi?
Pekerjaan yang teratur bukan hanya soal menyelesaikan banyak tugas. Cara membagi waktu antara pekerjaan dan kehidupan pribadi juga penting agar produktivitas tidak membuat waktu untuk keluarga, istirahat, dan diri sendiri ikut terabaikan.
Sumber
-
Asana — The Eisenhower Matrix: Prioritizing tasks and to-do lists
https://asana.com/resources/eisenhower-matrix -
Asana — Matriks Eisenhower: Cara memprioritaskan tugas Anda
https://asana.com/id/resources/eisenhower-matrix -
Atlassian — 8 time management techniques to work smarter (not longer).
https://www.atlassian.com/blog/productivity/time-management-strategies -
Atlassian — How to prioritize tasks as a team when everything seems important.
https://www.atlassian.com/blog/teamwork/prioritize-tasks-as-a-team -
Atlassian — 10 ways to boost your productivity at work.
https://www.atlassian.com/blog/teamwork/simple-ways-to-be-productive-at-work