Pekerjaan yang menumpuk sering kali bukan hanya disebabkan oleh banyaknya tugas, tetapi juga karena waktu tidak diatur dengan baik. Ketika semua pekerjaan dianggap harus diselesaikan sekaligus, seseorang akan lebih sulit menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Mengatur waktu dapat membantu pekerjaan menjadi lebih terarah. Mulai dari membuat daftar tugas, menentukan prioritas, hingga menyediakan waktu khusus untuk pekerjaan penting dapat menjadi cara sederhana untuk mengendalikan beban kerja.
Mulai dengan Daftar Pekerjaan
Jangan mengandalkan ingatan untuk mengingat semua tugas. Tuliskan pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu daftar.
Dikutip dari Indeed.com, membuat daftar pekerjaan dapat membantu seseorang memahami apa saja yang perlu dilakukan dan menentukan pekerjaan yang harus menjadi prioritas.
Dengan daftar tersebut, pekerjaan yang sebelumnya terlihat menumpuk dapat dipecah menjadi beberapa tugas yang lebih mudah dikelola.
Tentukan Mana yang Paling Penting
Tidak semua pekerjaan harus diselesaikan pada waktu yang sama. Bedakan tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan tenggat waktunya.
Asana.com menjelaskan bahwa menentukan prioritas membantu seseorang mengetahui pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah Eisenhower Matrix.
Pekerjaan yang penting dan mendesak ditempatkan sebagai prioritas utama. Sementara pekerjaan yang belum mendesak dapat dijadwalkan untuk dikerjakan kemudian.
Buat Jadwal Harian
Setelah menentukan prioritas, masukkan pekerjaan tersebut ke dalam jadwal harian. Berikan waktu khusus untuk setiap tugas agar pekerjaan tidak dikerjakan secara acak.
Indeed menyebut bahwa penyusunan jadwal dapat membantu seseorang mengatur tanggung jawab dan menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Jadwal tidak harus rumit. Kalender, buku catatan, atau aplikasi pengingat sudah cukup untuk membantu mengatur pekerjaan.
Coba Teknik Time Blocking
Salah satu teknik yang banyak digunakan untuk mengatur waktu adalah time blocking. Caranya dengan membagi waktu kerja menjadi beberapa blok berdasarkan aktivitas.
Misalnya, pukul 08.00–10.00 digunakan untuk pekerjaan utama, 10.00–10.30 untuk memeriksa email, dan waktu berikutnya digunakan untuk pekerjaan lain.
Menurut Asana.com, time blocking dapat membantu seseorang menyediakan waktu khusus untuk pekerjaan tertentu sekaligus mengurangi perpindahan perhatian dari satu tugas ke tugas lainnya.
Kerjakan Satu Tugas Lebih Dahulu
Mengerjakan banyak pekerjaan sekaligus belum tentu membuat semuanya selesai lebih cepat. Terlalu sering berpindah tugas justru dapat membuat perhatian terbagi.
Asana merekomendasikan penyediaan focus time, yaitu periode tertentu yang digunakan untuk berkonsentrasi pada satu pekerjaan tanpa gangguan.
Saat mengerjakan tugas penting, notifikasi yang tidak diperlukan dapat dimatikan sementara agar konsentrasi tetap terjaga.
Berikan Batas Waktu
Pekerjaan yang tidak memiliki batas waktu mudah tertunda. Karena itu, setiap tugas dapat diberikan target penyelesaian.
Batas waktu tidak selalu harus berasal dari atasan atau perusahaan. Membuat batas waktu pribadi juga dapat membantu pekerjaan selesai lebih cepat.
Contohnya, laporan yang harus selesai Jumat dapat ditargetkan selesai Kamis sehingga masih tersedia waktu untuk melakukan pemeriksaan.
Jangan Penuhi Jadwal Sampai Penuh
Jadwal kerja yang terlalu padat dapat menjadi masalah ketika muncul pekerjaan mendadak. Karena itu, sisakan waktu kosong untuk menghadapi tugas yang tidak direncanakan.
Atlassian.com menjelaskan pentingnya mempertimbangkan pekerjaan yang tidak terduga ketika menyusun prioritas dan rencana kerja.
Dengan adanya waktu cadangan, satu pekerjaan mendadak tidak langsung mengganggu seluruh jadwal.
Kurangi Gangguan Saat Bekerja
Email, pesan instan, media sosial, hingga notifikasi aplikasi dapat mengalihkan perhatian dari pekerjaan utama.
Saat memasuki waktu fokus, tutup aplikasi yang tidak berkaitan dengan tugas. Pemeriksaan email dan pesan dapat dilakukan pada waktu yang sudah ditentukan.
Cara sederhana ini membuat waktu kerja lebih terkontrol tanpa harus mengabaikan komunikasi yang memang diperlukan.
Evaluasi Sebelum Pulang
Sebelum mengakhiri pekerjaan, luangkan beberapa menit untuk melihat kembali daftar tugas.
Periksa pekerjaan yang sudah selesai, pekerjaan yang masih tertunda, dan tugas yang harus menjadi prioritas pada hari berikutnya.
Atlassian juga menyarankan penentuan prioritas untuk hari berikutnya sebagai bagian dari perencanaan pekerjaan. Dengan demikian, pekerjaan tidak dimulai dari nol setiap pagi.
Pekerjaan Menumpuk Bisa Dicegah
Mengatur waktu bukan berarti harus bekerja tanpa berhenti. Yang lebih penting adalah mengetahui pekerjaan mana yang harus didahulukan dan kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan.
Membuat daftar tugas, menentukan prioritas, menggunakan jadwal, menerapkan time blocking, mengurangi gangguan, serta menyediakan waktu cadangan dapat membantu pekerjaan tetap terkendali.
Jika dilakukan secara konsisten, pekerjaan yang sebelumnya terasa menumpuk dapat dibagi menjadi tugas-tugas kecil dengan waktu penyelesaian yang lebih jelas.
Sumber
Indeed.com — What Is Time Management? 25 Tips to Effectively Use Time
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/what-is-time-management
Asana.com — How to Prioritize Tasks at Work
https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work
Asana.com — 18 Time Management Tips to Boost Productivity
https://asana.com/resources/time-management-tips
Atlassian.com — Eisenhower Matrix
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/eisenhower-matrix